Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) diundang menjadi narasumber pada bimbingan teknis yang dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan pada hari kamis, 23 Juni 2016 bertempat di ruang pertemuan Dinas Kesehatan, Jl. Panglima Sudirman 30 Bojonegoro. Kegiatan tersebut dilaksanakan dalam rangka optimalisasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) khususnya pemanfaatan aplikasi e-Letter sebagai sarana administrasi persuratan di lingkup Dinas Kesehatan Kabupaten Bojonegoro.

       Sekretaris Dinas Kesehatan, Dr. Syaiful Rahmad, M.Si. dalam pembukaan bimbingan teknis e-Letter menyampaikan kepada seluruh jajaran stafnya terkait poin-poin isi surat dari Bpk. Sekretaris Daerah tanggal 14 Juni 2016 hal Pemanfaatan Aplikasi E-Letter 10 SKPD Pilot Project, yang pada intinya, sebagai salah satu SKPD pilot project agar segera memanfaatkan aplikasi e-Letter sebagai sarana administrasi persuratan dinas. Dr. Syaiful Rahmad, M.Si. mengharapkan agar tim dari Dinas Kominfo dapat memberikan pendampingan teknis pemanfaatan e-Letter secara terjadwal sampai semua jajaran staf dan pejabat di Dinas Kesehatan mampu mengoperasikan aplikasi tersebut.

       Selanjutnya, Kabid Pengembangan Teknologi Informasi, Nuriski Imandari, S.Kom, MM dalam paparannya menyampaikan beberapa hal :

1. Sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2015, yang dimaksud e-Letter adalah Tata naskah dinas elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan serta kemudahan dalam proses pengambilan keputusan dan aplikasi e-Letter adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi bersifal legal
2. Dasar hukum penggunaan e-letter  :
   - Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Infomasi dan transaksi elektronik
   - Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
   - Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
   - Peraturan Bupati Nomor 30 Tahun 2010 tentang Tata kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bojonegoro
   - Peraturan Bupati Nomor 64 Tahun 2011 tentang pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bojonegoro
   - Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2015 tentang tata naskah dinas elektronik di lingkungan pemerintah Kabupaten Bojonegoro

        3. Keunggulan e-Letter :
            - Dilengkapi sms gateway adanya surat masuk/keluar yang memerlukan disposisi/verifikasi
            - Paperless, tidak memerlukan kertas untuk pembuatan dan distribusi surat
            - Dapat menerima dan memverifikasi surat tanpa harus berada dikantor
            - Terdapat Default Template untuk semua jenis surat (sesuai dengan Perbub tentang Tata Naskah Dinas Tahun 2011)

        4. Gambaran aslur Surat Masuk (disesuaikan dengan struktur organisasi SKPD dan alur distribusi surat) yaitu : Surat Masuk (manual/sistem) →(disposisi) Staf Penerima Surat/Agendaris →
            Kasubag Umum Kepegawaian → Sekretaris/Kabag TU → Kepala Dinas. Selanjutnya Kepala Dinas →(disposisi) ke Sekretaris dan Kepala Bidang → Kepala Seksi (Melaksanakan/Laporan) →atau ke Staf

        5. Gambaran alur Surat Keluar (disesuaikan dengan struktur organisasi SKPD dan alur distribusi surat) yaitu : Staf Penulis Surat →(verifikasi) Kepala Seksi → Kepala Bidang → Sekretaris/Kabag TU →
            Kepala Dinas → Asisten I/II/III → Sekretaris Daerah → Wakil Bupati → Bupati → dan Surat terkirim ke Tujuan Penerima Surat setelah proses Approved

       Pada pelaksanaan bimtek tersebut, jajaran pejabat dan staf Dinas Kesehatan cukup antusias dalam mempraktekkan aplikasi e-Letter, beberapa peserta mencoba untuk membuat surat keluar dan melakukan proses disposisi setelah menerima notifikasi SMS tentang surat masuk / surat keluar. Sekretaris Dinas Kesehatan dan Kasubag Umum Kepegawaian cukup lancar dalam melakukan proses verifikasi dan disposisi surat pada e-Letter. (Nuty/Dinkominfo)