Kedeputian Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian PAN&RB (Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi) mensosialisasikan dan mengajarkan kepada semua perwakilan OPD Pemkab Bojonegoro tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Reformasi Birokrasi berdasarkan Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 19 Tahun 2018, Selasa (27/08/2019) bertempat di ruang Angling Darmo Pemkab Bojonegoro. Kegiatan tersebut merupakan rangkaian Sosialisasi dan Bimtek Penyusunan Roadmap Reformasi Birokrasi, Penyusunan Peta Proses Bisnis, serta Penyusunan Dokumen Evaluasi Jabatan di lingkungan Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bojonegoro yang digelar mulai 26-28 Agustus 2019.

Juan Handy, narasumber dari Kedeputian Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian PAN&RB dalam pembukanya menjelaskan bahwa ada 8 area perubahan reformasi birokrasi yaitu organisasi, tata laksana, peraturan perundang-undangan, SDM aparatur, akuntabilitas, pengawasan, pelayanan publik, pola pikir dan budaya kerja. “Hasil yang diharapkan dari reformasi birokrasi tersebut adalah terciptanya sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance”, jelasnya. Perwakilan OPD diberikan pemahaman tentang proses bisnis, sebagai bagian dari penyederhanaan pelayanan birokrasi. Bahwa pelayanan birokrasi meliputi Back Office yang meliputi mekanisme hubungan kerja intra dan antar organisasi untuk memastikan mesin birokrasi bekerja untuk melayani masyarakat dalam pelayanan publik dan Front Office yang memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat dengan ramah (hospitality).

Juan Handy juga memberikan pemahaman dasar tentang Proses, yang merupakan serangkaian aktivitas atau tugas yang saling terkait dan berhubungan yang berurutan, dimana merubah input menjadi output. “Jadi Proses Bisnis adalah kumpulan aktivitas atau tugas yang terstruktur dan terkait yang menghasilkan layanan atau produk yang spesifik”, terangnya. Peta Proses Bisnis (Probis) berdasarkan Peraturan Menteri PAN & RB Nomor 19 Tahun 2018 adalah diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan.

Lebih lanjut Juan menjelaskan, tahapan penyusunan Probis meliputi 1. Persiapan dan Perencanaan (pengumpulan informasi dan pengorganisasian), 2. Pengembangan (pemetaan proses bisnis menggunakan level/tingkatan dan pemetaan proses bisnis menggunakan jenis gambar), 3. Penerapan/Implementasi (pengesahan-pendistribusian-penyimpanan, penempatan dan pemanfaatan-perubahan peta probis), 4. Pemantauan dan Evaluasi (memastikan peta probis yang memicu kinerja). Sedangkan langkah yang harus dilakukan dan sasaran yang harus dicapai oleh OPD yaitu 1. analisis dokumen RPJMD, Renstra OPD, dan SOTK, 2. Penyusunan peta proses, peta sub proses dan peta relasi. 3. Finalisasi peta proses, peta sub proses dan peta relasi. 4. Penyusunan peta lintas fungsi, 5. finalisasi peta lintas fungsi, 6. pengesahan peta proses bisnis, 7. sosialisasi probis dan 8. Pelaporan.

Pada akhir penjelasannya Juan menyampaikan, dokumen peta proses bisnis merupakan peta proses bisnis dinamis yang perlu dievaluasi dan dipantau relevansi dan efektivitasnya. Pemantauan dan evaluasi peta proses bisnis dilaksanakan oleh unit organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang ketatalaksanaan paling sedikit satu tahun sekali. Evaluasi atas peta proses bisnis yang telah diimplementasikan menjadi dasar perbaikan dan peningkatan peta proses bisnis instansi pemerintah dan dilakukan untuk memastikan implementasi dari proses bisnis yang ada telah mampu memicu kinerja yang diharapkan. “Hasil evaluasi atas peta proses bisnis di lingkungan instansinya masing-masing wajib dilaporkan kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi,” pungkasnya. (Nuty/Dinkominfo)