Dinas Kominfo Kabupaten Bojonegoro telah melaksanakan kegiatan bimbingan teknis penguatan SDM bagi user level staf penulis surat keluar, staf penerima surat  masuk, dan pejabat Eselon dalam rangka optimalisasi pemanfaatan aplikasi e-letter Kabupaten Bojonegoro Tahun 2015.

Bimbingan teknis dimaksud telah dilaksanakan selama tiga hari, padatanggal 21-23 September 2015bertempat di Aula Dinas Kominfo Kabupaten Bojonegoro, yang diikuti oleh sejumlah peserta dari 30 SKPD (Badan, Inspektorat, Dinas, dan Kantor), dimana masing-masing SKPD diwakili oleh staf penulis surat, staf penerima surat masuk, dan pejabat eselon IV.

Kepala Dinas Kominfo Kabupaten Bojonegoro, Kusnandaka menyampaikan bahwa implementasi aplikasi e-letter ini mutlak harus segera dapat diimplementasikan pada masing-masing SKPD sebagai bukti nyata bahwa Pemkab Bojonegoro telah melaksanakan e-government dan dalam rangka mengikuti rangkaian kegiatan PEGI (pemeringkatan e-gov seluruh Indonesia).

Selanjutnya Kusnandaka menyampaikan bahwa implementasi e-letter ini merupakan tantangan terberat karena harus merubah total kultur pengelolaan surat pada semua pegawai yang SKPDnya menerapkan aplikasi e-letter, bahwa realita yang terjadi saat ini pengelolaan surat belum sepenuhnya mengacu pada Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, begitu pula dengan masih banyaknya pegawai yang masih belum mampu mengikuti perkembangan teknologi informasi.

Kusnandaka juga menyampaikan bahwa tantangan implementasi e-gov di Kabupaten Bojonegoro makin berat, sejak website Pemerintah Kabupaten Bojonegoro (bojonegorokab.go.id) dinobatkan oleh beritasatu.com pada penilaian Kabta Awards sebagai juara ke-1 website terbaik se-Indonesia, maka serangan hacker yang sangat gencar sempat menembus keamanan sistem website, namun oleh Tim dari Dinas Kominfo dan Telkom permasalahan tersebut segera ditangani.

Pada kesempatan berikutnya, Kabid Pengembangan Teknologi Informasi Dinas Kominfo, Nuriski Imandari, S.Kom, MM menyampaikan bahwa, bimbingan teknis ini merupakan pelaksanaan tahap ke II bimbingan teknis penguatan SDM user aplikasi e-letter dari pelaksanaan tahap ke I bulan mei-juni 2015 lalu yang diikuti oleh 10 SKPD yaitu Dinas Kominfo, Sekretariat Daerah (Asisten I dan staf, Asisten II dan staf, Asisten III dan staf, Sekpri Bupati dan staf, Sekpri Wakil Bupati dan Staf, Sekpri Sekda dan staf, Bagian Umum dan Keuangan, Bagian Ortala, Bagian Humas & Protokol), Dinas Koperasi UKM, Dinas Kesehatan, BAPPEDA, Dinas Perindag, BKD, dan Kecamatan Bojonegoro.

Selanjutnya Nuriski menyampaikan bahwa tata naskah yang diterapkan pada aplikasi e-letter ini mengacu padaPeraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, sehingga dengan menggunakan aplikasi e-letter  ini user/pengguna akan sangat dimudahkan terutama dalam hal penentuan kode surat dan format surat. 

Pada kesempatan berikutnya Nuriski menuturkan bahwa pada bimbingan teknis penguatan SDM user aplikasi e-letter tahap II ini, peserta mendapatkan materi tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada aplikasi e-letter. Tahapan alur pengelolaan surat pada aplikasi e-letter mengacu pada alur pengelolaan surat yang telah berjalan secara selama ini pada bentuk SKPD masing-masing  (Badan/Dinas/Kantor/Bagian/Inspektorat/Setwan/ Kecamatan sehingga akan mudah untuk diimplementasikan. Sebagai contoh, pada pengelolaan surat keluar, bahwa setelah user staf penulis surat membuat surat pada aplikasi e-letter selanjutnya surat tersebut diarahkan ke kasi/kasubag/kasubid untuk dimintakan paraf/koreksi secara sistem. Setelah surat dimaksud mendapat paraf persetujuan secara sistem maka kasi/kasubag/kasubid akan meneruskan ke Kabid/Kabag untuk mendapatkan paraf persetujuan secara sistem. Kabid/Kabag akan meneruskan kepada Sekretaris (jika ada Sekretaris dalam struktur organisasi SKPD tersebut) untuk mendapatkan paraf persetujuan secara sistem. Sekretaris (Badan/Dinas) akan meneruskan kepada Kepala (Badan/Dinas/Kantor/Bagian/Kecamatan/Inspektorat). Setelah Kepala memberikan persetujuan, secara otomatis surat akan masuk ke SKPD tujuan, yang diterima oleh user staf penerima surat SKPD tujuan.

Nuriski menambahkan bahwa keunggulan lainnya dari aplikasi e-letter ini adalah adanya SMS Notifikasi/pemberitahuan adanya surat/ajuan surat bagi tiap-tiap User pengguna aplikasi mulai dari staf penerima surat masuk, staf penulis surat masuk, kasi/kasubag/kasubid, kabid/kabag, sekretaris, dan Kepala (Badan/Dinas/Kantor/Bagian/Kecamatan/Inspektorat). Hal yang sangat krusial dalam implementasi e-letter ini adalah bahwa tanggung jawab keamanan arsip surat juga mejadi tanggung jawab semua tingkatan user dalam hal pengamanan password. (Nuty/Dinkominfo)