Transformasi digital tidak bisa dihindari, jadi semua OPD Pemkab Bojonegoro harus bertransformasi digital. Demikian ditegaskan Ketua Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Bojonegoro, Boedy Irhadtanto pada pelaksanaan bimbingan teknis penggunaan aplikasi E-Office, Selasa (26/04/2022) di Media Center Gedung Pusat Informasi Publik (PIP) Pemkab Bojonegoro. Bimtek diikuti seluruh karyawan/karyawati PNS Dinas Kominfo Bojonegoro dengan tetap menerapkan protokol kesehatan pencegahan Covid-19.

Sekretaris Dinas (Sekdin) Kominfo Bojonegoro, Nuriski Imandari dalam pembukanya menjelaskan bahwa penerapan aplikasi e-Office ini merupakan tindak lanjut perjanjian kerjasama dengan Kabupaten Sumedang, untuk berbagi pakai beberapa aplikasi, salah satunya e-Office.

"Aplikasi ini di dalamnya terkait surat-menyurat dan rencana pengembangannya nanti akan diintegrasikan dengan aplikasi e-Kinerja dalam rangka menghitung produktivitas kinerja masing-masing PNS. Kedepan arahnya seperti itu," tuturnya.

Nuriski menjelaskan, dalam penerapan aplikasi surat-menyurat tersebut semuanya ikut andil. Alur pembuatan surat keluar mulai dari staf, lalu ke Kasi, ke Kabid, ke Sekdin kemudian ke Kepala Dinas untuk ditandatangani. Begitu pula dengan alur surat, pertama surat dipindai kemudian masuk ke pimpinan dan mendapat disposisi secara berjenjang sampai tingkat staf.

Oleh karena itu, lanjut Sekdin, semua karyawan/karyawati PNS akan dibuatkan akun. Kepemilikan akun ini mempunyai tanggung jawab besar yaitu terkait keamanan data dan bisa menunjukkan produktivitas kinerja.

"Di sisi lain mindset orang tentang PNS di Dinas Kominfo dianggap memiliki kemampuan di bidang IT. Oleh karena itu saya yakin semua PNS di Dinas Kominfo bisa mengoperasikan aplikasi e-Office ini, " tandasnya.

Sementara itu Ketua Dewan TIK Boedy Irhadtanto selaku narasumber menegaskan bahwa transformasi digital wajib dilakukan. Perubahan proses bisnis manual/analog menjadi digital dengan memanfaatkan teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan dan keharusan.

Boedy Irhadtanto mengungkapkan, hasil studi banding di Pemkab Sumedang beberapa waktu lalu menunjukkan bahwa penilaian kinerja PNS yang bagus dengan pemberian reward yang sesuai, itu melalui mekanisme salah satunya aplikasi e-Office. Jika seseorang PNS tidak menggunakan aplikasi e-Office maka skornya berkurang. Sehingga semua PNS menginput kegiatannya di e-Office dan bisa terpantau kegiatannya. Dan pada akhir bulan terakumulasi skornya untuk perhitungan tunjangan kinerja.

Output masing-masing PNS pada e-Office tersebut seperti big data, sehingga dapat dianalisis secara sistem dimana ada 4 kuadran (A/B/C/D) berdasarkan kegiatan yang diinput. Data skor khusus yang diraih masing-masing PNS dapat dijadikan dasar pemberian promosi. "intinya masing-masing PNS dinilai dari hasil yang diinput," lanjutnya.

Lebih lanjut Boedy menjelaskan tentang pentingnya sistem monitoring, dimana kegiatan harus memiliki feedback. Dengan input yang lengkap dan berkelanjutan hasil kinerja OPD akan terpantau melalui aplikasi dashboard Pimpinan. Sehingga intervensinya lebih mudah. Dan pelajaran penting yang didapatkan dari Pemkab Sumedang, bahwa mereka memakai tangan besi, penerapan aplikasi harus benar-benar berjalan secara berkelanjutan, ada kontinuitas.

Mereka saling mengaitkan antara komitmen dan tunjangan kinerja. Monitoring melalui dashboard juga dilakukan dengan ketat, karena itu bagian dari tunjangan kinerja. Melalui penerapan aplikasi dashboard, pelaksana/pembuat kebijakan dapat memiliki gambaran terhadap proses yang sedang berjalan, hanya dengan melihat satu buah paparan singkat. Pelaksana/pembuat kebijakan dapat memantau progres, melakukan intervensi, atau membuat kebijakan dalam waktu relatif singkat.

Sementara itu, dalam kesempatan bimtek Mustaghbirin, pejabat fungsional Bidang Layanan E-Government menyampaikan bahwa aplikasi e-office tersebut telah lulus uji kesesuaian sistem yang dilakukan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) BSSN. Bahwa aplikasi e-office tersebut menggunakan tanda tangan elektronik dari BSrE dimana untuk output surat yang telah ditandatangani secara digital dapat dicek validitas sertifikatnya dan dapat dilacak melalui QR Code pada surat.

Lebih lanjut lagi, dia mendemonstrasikan penggunaan aplikasi e-Office untuk surat masuk dan dan surat keluar yang dapat diakses melalui laman https://e-office.bojonegorokab.go.id.

Setelah semua ASN akan mendapatkan akun pada aplikasi ini, karena Dinas Kominfo sebagai pilot project untuk penerapannya," pungkas dia.[nes/NN]